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La gestion des documents, des archives, et des informations… pour quoi faire ? Pourquoi adopter et mettre en œuvre une gestion des documents et des archives ? Quels bénéfices concrets en attendre ? Quels risques réels couvrir ? Cette section du site brosse le portrait rapide des enjeux majeurs et déterminants pour toute organisation d'une bonne gestion de son information, de ses documents, de ses archives.

La gestion des documents et des archives

Bien gérés, les documents et les archives jouent un rôle capital dans la bonne gouvernance d'une entreprise ou d'une administration, tant lorsqu'il s'agit de trouver à un moment donné une information précise déterminée, que dans la gestion courante des flux de l'information.

Une gestion adaptée des documents et des archives permet d'améliorer l'efficacité et le retour sur investissement de toute organisation:

En résumé, la gestion des documents et des archives est le fondement d'une gestion stratégique de l'information. Elle mérite à ce titre d’être intégrée au cœur de métier de l’entreprise.

D'une part, elle concourt largement, au quotidien et sur le long terme, à une plus grande efficacité. D'autre part, elle contribue à se prémunir de risques importants pour la survie même de l'organisation.

Mieux vaut l'anticiper plutôt que de l'apprendre a posteriori et à ses dépens. Et mieux vaut ne pas ignorer les effets pervers multiples d'une absence de politique et de moyens adéquates de mise en œuvre d'une véritable gestion des documents, des archives et de l'information.

En matière d'analyse de risques, notamment stratégiques, juridiques, et financiers, elle se positionne dans toute entreprise et dans toute administration au centre névralgique des politiques et processus techniques et décisionnels.

Gestion des documents électroniques

A l'ère du numérique, nous produisons et recevons tous les jours des contenus électroniques. On les retrouve partout : sur les disques durs des postes de travail, sur des clés USB, sur des CD, des DVD, des disques externes. Or, les documents et dossiers électroniques, tout comme les documents sur support papier doivent être bien gérés de manière à ce que l'on puisse retrouver facilement l'information dont on a besoin. Sans système de classification et sans logiciel de gestion documentaire, c'est l'anarchie complète dans l'accès à l'information.

Archives Life vous propose une solution clé en main, et qui peut être distribuée avec une seule licence sur plusieurs sites : OmniDok®Entreprise.

Solutions clé en main

Archives Life propose les solutions les plus performantes, les moins chères et les mieux adaptées aux besoins des clients pour organiser, rendre accessible et conserver les documents et les archives, en formats papier et électroniques :

La méthodologie mise en œuvre par Archives Life est déployée au Canada par la société Gestar qui fête ses 25 ans et fût fondée en 1985 par Michel Roberge qui œuvre dans le métier de la gestion documentaire depuis 1975. Elle est respectueuse de la norme ISO 15489 sur le Records Management, d'usage de plus en plus courant dans de nombreux pays.

Archives Life

La mise en œuvre d'une organisation documentaire et archivistique fiable, pérenne et homogène, répond à des enjeux importants pour l'entreprise. Elle participe à la bonne gouvernance de celle-ci, et permet de faire de l'optimisation de la gestion de l'information un enjeu de développement durable et solidaire.

Archives Life est le seul centre belge offrant une gamme complète de services et produits de gestion documentaire et d'archivage pour formats numériques et physiques.